Die idealen Kandidaten schlummern schon in der Personalberater-Datenbank

19Mrz2015

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Einer der großen Vorteile von Personalberatern – gegenüber firmeninternen Recruitern – ist die Datenbank, auf die der Personalberater zurückgreifen kann. Richtig?

Noch bevor ich die Interview-Runde eröffnen kann, kontert Elisabeth Weghuber: „Nicht ganz richtig. Viele große Unternehmen arbeiten ebenfalls schon mit Bewerber-Datenbanken. Nur so kann die enorme Anzahl der Bewerbungen überblickt werden und zu jedem Kandidaten ist ein Vermerk einsehbar, was mit seiner Bewerbung passiert ist.“ Danke, Elisabeth, damit hast du mir meinen Einstieg abgeschossen. Ehrlich: so macht das keinen Spaß!

Experten-Interview

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Im zweiten Anlauf tauchen wir ein ins Interview – geladen habe ich diesmal einige Personalberater (Österreich), um meiner Theorie auf den Grund zu gehen:

Arbeiten Sie intensiv mit einer Bewerber-Datenbank?

Elisabeth Weghuber (Secretary Search part of Secretary Plus): Die Arbeit mit der Bewerber-Datenbank ist eine unabkömmliche Voraussetzung unserer Tätigkeit. Alle Bewerbungen werden hier erfasst, eingehend geprüft und selektiert und verwaltet. Bei jeder neuen Stellenbesetzung ist es Standard, im Rahmen einer internen Datenbankrecherche festzustellen, welche der bereits vorhandenen Kandidaten für die zur Frage stehenden Position geeignet sein könnten. Nicht zuletzt deshalb ist es unerlässlich, die Datenbank immer am neuesten Stand zu halten. Sie ist vor allem USP, wenn es um kurzfristige Besetzungen geht.

Iris Mauracher, MSc, MA (Trenkwalder): Wir arbeiten seit Jahren mit einer branchenspezifischen Datenbank die auf unsere individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. In dieser Datenbank werden alle eingehenden Bewerbungen, im Jahr 2014 waren es 156.000, erfasst. Neben den Stammdaten und dem Berufswunsch, werden auch die Daten aus dem Lebenslauf und zusätzliche Informationen, welche die Rahmenbedingungen für einen Einsatz betreffen, erfasst. Nach dem strukturierten Interview (2014 ca. 80.000 Gespräche), werden weitere relevante Informationen eingetragen, die uns eine passgenaue Suche im System ermöglichen. Die Einträge aller Informationen in die Datenbank, zeigt uns eine chronologische und lückenlose Auflistung aller bereits getätigten Aktivitäten mit unseren Bewerbern.

Einhellige Meinung der gesamten Experten-Runde (die übrigen Antworten schlugen in die selbe Kerbe) scheint: professionelle Datenbanken, verlässliche Datenbanken, umfangreiche Datenbanken.

Wie viele Stellen besetzen Sie mit Kandidaten, die bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sind? Kommt es vor, dass eine Stelle ausschließlich durch Bewerber der Datenbank besetzt werden können ohne weitere Aktionen starten zu müssen?

Mag. Barbara Schopper (Schulmeister Management Consulting): Es gelingt uns aufgrund der hohen Spezialisierung auf Finanzpersonal in vielen Fällen sehr gut, Positionen durch geeignete Bewerber aus unserer Evidenz in der Datenbank zu besetzen.

Elisabeth Weghuber (Secretary Search part of Secretary Plus): Es kommt immer wieder vor, dass ein „perfektes Match“ sich bereits in der Datenbank befindet. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn man in der Vergangenheit bereits Kandidaten für eine sehr ähnliche Position mit ähnlichem Anforderungsprofil gesucht hat. Problematisch mit den Kandidaten aus der Datenbank ist für uns die Tatsache, dass viele davon sich nach kurzer Zeit bereits wieder in neuen Anstellungsverhältnissen befinden und nicht mehr verfügbar sind. Wir bieten unseren Kunden immer eine „Shortlist“ an, sie besteht stets aus mehreren Kandidaten.

Mag. Birgit Witzelsberger (Deloitte): Es gibt tatsächlich Suchprojekte, für die wir ausschließlich auf vorhandene Kandidaten aus unserer Datenbank zurückgreifen, und genau diese Personalsuchen werden aufgrund des oft raschen Handlungsbedarfs vieler Unternehmen immer wichtiger und öfter angefragt. Aktuell entfallen in etwa 10 % unserer Besetzungen auf Suchen, die ausschließlich mittels unserer Bewerber-Datenbank durchgeführt wurden.

Mag. Agnes Gaspar (Job World): Dies kann man pauschal so nicht beantworten, da z. B. auch die Aktualität der Kandidatenprofile eine große Rolle spielt. Im Schnitt wird jede vierte Stelle anhand der internen Datenbank erfolgreich besetzt. Das hängt jedoch stark davon ab, ob die geeigneten Personen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch verfügbar oder wechselwillig sind. Deshalb ist es unabdingbar, langfristige Kontakte zu interessanten Kandidaten aufzubauen und zu pflegen (Talentrelationship-Management). Da diese Thematik ganz oben auf unserer TO-DO-Liste steht, kommt es durchaus sogar häufig vor, dass wie eine Stelle ausschließlich über den internen Talent-Pool besetzen können.

Hier scheint der Prozentsatz einerseits nicht exakt evaluiert und andererseits sehr unterschiedlich zu sein. Er rangiert bis zu 25 %, das ist schon eine erstaunlich hohe Zahl und beschleunigt den Besetzungsprozess natürlich ungemein. Verlangsamt ihn aber auch. V.a. aufgrund des hohen Aufwands im Vorfeld. Generell: wie werden diese riesigen Datenbank-Konvolute aktuell gehalten?

Wie halten Sie Ihre Datenbank aktuell?

Mag. Agnes Gaspar (Job World): Da bei uns die individuelle Kommunikation stark im Vordergrund steht, treten wir in regelmäßigen Abständen telefonisch oder via Mail mit den potentiellen Kandidaten erneut in Kontakt. Diese Vorgehensweise ist zwar zum Einen sehr zeitintensiv bzw. erfordert es viel Fingerspitzengefühl, zum Anderen können wir bei neuen Personalanfragen dann sehr rasch handeln, was unsere Rekrutierungskosten niedrig hält.

Iris Mauracher, MSc, MA (Trenkwalder): Wir haben unterschiedliche Stati für unterschiedliche Bewerbungsstufen wie z. B. Bewerber – ehemaliger Bewerber – Mitarbeiter – ehemaliger Mitarbeiter, aber auch unterschiedliche Kontaktarten die es uns erleichtern, den Überblick zu behalten. Zudem werden halbjährliche Aktualisierungen vorgenommen. Wir bitten unsere Bewerber aber auch selbständig aktiv zu bleiben und uns in regelmäßigen Abständen zu kontaktieren. Diese Informationen werden dann ebenfalls erfasst und tragen zur natürlichen Aktualisierung der Daten bei.

Was muss eine gute Datenbank für Sie können?

Elisabeth Weghuber (Secretary Search part of Secretary Plus): Eine gute Datenbank erfüllt viel mehr Funktionen als die bloße Verwaltung oder Ablage der Lebensläufe von Kandidaten. Es muss auch möglich sein, die Firmenkontakte sowie die die jeweiligen Ansprechpersonen anzulegen sowie eine detaillierte Dokumentation der Prozesse und Aktivitäten. Ebenso müssen die verschiedenen offenen Stellen, an denen wir arbeiten, für uns ersichtlich sein, und der aktuelle Stand der jeweiligen Kandidaten im Auswahlprozess. Es gibt eine Vielzahl von interessanten und originellen Features, die den Personalberatern helfen können, ihre Suchaufträge und Stellenbesetzungen effizient abzuwickeln, dies kann sich mitunter auch auf Formalitäten wie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie von Kurzprofilen der Kandidaten beziehen.

Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht die Möglichkeit einer Onlinebewerbung?

Iris Mauracher, MSc, MA (Trenkwalder): Die Onlinebewerbung ersetzt in sehr vielen Fällen die Eingabe in die Datenbank. Informationen die aus einer Onlinebewerbung erhalten werden, können im besten Fall 1:1 in die Datenbank übernommen werden und schaffen so wiederum Zeit für die individuelle Betreuung der Bewerber. Wir bieten in unserem Onlinetool zwei Möglichkeiten der Bewerbung. Einmal die Schnellbewerbung mit dem Eintrag der Kontaktdaten und dem Berufswunsch, und einmal die Detailbewerbung. Hier kann der Kandidat sehr ausführlich auf seinen Werdegang, Zusatzqualifikationen, Rahmenbedingungen und sonstige für Ihn wichtige Themen eingehen.

Was halten Sie davon, dass Online-Jobbörsen das selbe anbieten: beim Schalten eines Inserates werden automatisch Bewerber aus der Datenbank vorgeschlagen (zB karriere.at)?

Mag. Birgit Witzelsberger (Deloitte): Die Grundidee, Kunden mit potenziellen Bewerbern aus der Datenbank zu servicieren, ist durchaus positiv. Allerdings ermöglichen automatisierte Kandidatenvorschläge kaum „passgenaue Ergebnisse“. Das Heranziehen von externen Datenbanken, wie karriere.at, monster.at etc., stellt für uns als Berater allerdings eine gute Ergänzung zu klassischen Suchwegen (z.B. Inserat) dar.

Mag. Barbara Schopper (Schulmeister Management Consulting): Ob die Datenbanken der online Stellenbörsen gut nützbar sind, hängt einerseits von der Qualität dieser Datenbanken (hinsichtlich Aktualität oder Informationsgehalt der Daten) ab und andererseits davon, wie komplex das Anforderungsprofil an eine Position ist. Je komplexer und vielschichtiger das Profil ist, desto unwahrscheinlicher ist es, in diesen Datenbanken die richtige Person zu finden.

Wie kann ich als Kunde eines Personalberaters am stärksten von dessen Datenbank profitieren?

Mag. Birgit Witzelsberger (Deloitte): Auf die richtige Auswahl des Personalberaters kommt es an: denn nicht die Größe der Datenbank sondern deren Qualität zählt! Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Beraters insbesondere auf dessen Spezialisierung, z.B. auf kaufmännische Experten- und Führungspositionen, IT-Positionen, Positionen im Marketing & Vertrieb, im Bereich Pharma etc. Durch einen Blick auf die Homepage aber auch auf aktuell ausgeschriebene Positionen erhalten Sie rasch und einfach einen Einblick, ob der Personalberater Ihrer Wahl auch über einen entsprechend einschlägigen Kandidatenpool verfügen kann und Ihnen dadurch rasche und umfassende Ergebnisse liefern kann.

Fazit

Ich habe das Gefühl: gute Datenbanken, unendlich-umfangreiche Datenbanken, wartungsintensive Datenbanken, unbabdingbar notwendige Datenbanken, immens zeitaufwändige Datenbanken. Danke, lieber Personalberater, dass ihr die Datenbanken wartet, denn ich als Unternehmerin würde das nicht tun wollen.