Psych.Belastungen am Arbeitsplatz | Gesetzeskonforme Verbesserungsvorschläge durch Gruppendiskussionen erarbeiten

21Nov2016

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Um Arbeitsabläufe und Aufgaben besser zu gestalten macht es Sinn, die Mitarbeiter selbst einzubinden. Oft entstehen bei Gruppendiskussionen viele gute Ideen. Aber manchmal muss man als Moderator nachhelfen.

Eine gute Moderation von Gruppendiskussionen kann sehr hilfreich sein um realistische, gesetzeskonforme und passende Maßnahmenvorschläge zu erarbeiten.

In den vorherigen Artikeln haben wir uns angeschaut, wie man eine solche Gruppendiskussion vorbereitet und moderiert. Aber wie unterstützt man die Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen? Was tun, wenn die Mitarbeiter keine oder nur unrealistische Ideen haben?

Verbesserungsvorschläge fallen nicht vom Himmel

Überlegen Sie in viele Richtungen:

Was kann das Team selbst verändern? Gibt es vielleicht sogar Sofort-Hilfen, die das Problem reduzieren?
Was kann die direkte Führungskraft dazu beitragen, dass sich die psychische Belastung verringert?
Gibt es interne Dienstleister, die helfen können, wie die Personalabteilung oder die EDV-Abteilung?
Können andere Abteilungen in der Firma den Stressfaktor beeinflussen? Das ist vor allem bei Schnittstellenproblemen oft hilfreich. Warum haben sie es bislang nicht getan? Was fehlt noch?

Lassen Sie sich nicht abschrecken, wenn die Teilnehmer zunächst stöhnen und meinen: „Das kann man nicht lösen. Das war schon immer so.“ Machen Sie eine klare Zeitvorgabe wie „Gerne gebe ich Ihnen 15 Minuten Zeit in 3er-Gruppen darüber zu brainstormen. Dann besprechen wir die Ergebnisse Ihrer Kleingruppendiskussion im Plenum.“. Dann halten Sie sich aber auch selbst dran und wechseln Sie nicht nach zwei Minuten in die Plenumsdiskussion, weil die Teilnehmer zunächst hilflos erscheinen.

Sollte auch nach 15 Minuten keine Lösung in Sicht sein, können Sie unterstützen. Bringen Sie Ihre arbeitswissenschaftliche Expertise ein. Bringen Sie mehrere Möglichkeiten, wie andere Organisationen das Thema bereits angegangen sein. Sollten Sie noch wenig eigene Erfahrung in dem Thema haben können Sie sich Anregungen aus der Fachliteratur holen.

Hilfreiche Beispiele aus der Praxis

Organisation: Bank mit Leasingprodukten

Arbeitsplatz: Fuhrpark-Mitarbeiter

Belastung: Es besteht sehr viel Zeitdruck und die Vorgabe, dass Kunden möglichst rasch telefonisch betreut werden. Rund ein Drittel der Kunden reklamieren die Abrechnung ihrer Leasing-Fahrzeuge. Die Mitarbeiter haben den Eindruck, dass den Kunden vorab nicht bewusst war, welche Pauschalkosten bei der Endabrechnung auf sie zukommen und wie die Schadensabrechnung kalkuliert wird. Es kommt oft zu unangenehmen Telefonaten.

Maßnahmenvorschlag: Die Mitarbeiter des Fuhrparks wünschen sich eine gemeinsame Besprechung mit der Rechtsabteilung um die allgemeinen Geschäftsbedingungen in ihrer Formulierung und Darstellung zu optimieren. Dadurch erhoffen sich die Fuhrpark-Mitarbeiter mehr Transparenz für die Kunden und weniger Reklamationen.

Organisation: Software-Hersteller

Arbeitsplatz: Jurist

Belastung: Der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, …) und dem einzigen Juristen ist mangelhaft. Teilweise gibt es keine Einbindung von Anfang an in Kundenprojekte, wo eigentlich rechtliche Expertise notwendig wäre zum Beispiel für Erstellung von Angeboten und Entscheidungen große Auswirkungen auf die Firma haben. Bei einer verspäteten Kommunikation entsteht Zeitdruck beim Juristen und die Wahrscheinlichkeit steigt, etwas zu übersehen. Der Jurist vermutet, dass die anderen Mitarbeiter kein Gefühl dafür haben, welche juristischen Unterschiede bestimmte Formulierungen ausmachen.

Maßnahmenvorschlag: Der Mitarbeiter schlägt vor im wöchentlichen Abteilungsleitungstreffen jeweils ein Fallbeispiel zu besprechen. Er und die zweite betroffene Abteilung stellen ein Kundenprojekt vor und erklären, inwiefern die juristische Expertise hier ein Problem gelöst hat. Es wird auch erklärt, welche Konsequenzen es im „worst case“ geben hätte können, den Juristen nicht einzubinden. Dadurch soll ein Bewusstsein bei den Abteilungsleitungen geschaffen werden, bei welchen Projekten der Jurist einzubinden ist.

Was tun bei unrealistischen Vorschlägen?

Lassen Sie sich nicht verunsichern, wenn den Teilnehmern nur sehr teure Lösungen einfallen.

„Wir haben so viel Arbeit. Wir brauchen unbedingt noch zwei Vollzeitkräfte zusätzlich in der Abteilung!“
„Die Maschinen sind einfach zu alt. Der Chef muss in neue Technologien investieren, sonst werden die Produkte immer fehlerhaft bleiben.“

Solche Vorschläge werden natürlich meistens mit einem Augenrollen durch die Führungskräfte quittiert. Oft fehlt das Budget bzw. die Berechtigung das selbstständig zu entscheiden. Daher ist es ratsam die Gruppe auf Ablehnung einzustimmen und auch Alternativen zu erarbeiten.

„Wir können den Vorschlag gerne ins Protokoll aufnehmen. Sie kennen Ihren Chef doch gut. Was wird er denn wahrscheinlich darauf antworten? Welchen Vorschlag können wir als Plan B unterbreiten, falls Plan A nicht angenommen wird?“

Was tun bei unpassenden Maßnahmen?

Es kann auch vor, dass Teilnehmer einer solchen Gruppendiskussion Maßnahmenvorschläge erarbeiten, die im Rahmen der Evaluierung psychischer Belastungen inakzeptabel sind.

Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz weißt klar darauf hin, welche Art von Maßnahmen gegen psychische Belastungen zu treffen sind.

7. Arbeitgeber haben bei der Gestaltung der Arbeitsstätten, Arbeitsplätze und Arbeitsvorgänge, bei der Auswahl und Verwendung von Arbeitsmitteln und Arbeitsstoffen, beim Einsatz der Arbeitnehmer sowie bei allen Maßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmer folgende allgemeine Grundsätze der Gefahrenverhütung umzusetzen: […]

Gefahrenbekämpfung an der Quelle; […]
Vorrang des kollektiven Gefahrenschutzes vor individuellem Gefahrenschutz; […].

Es kommt dennoch immer wieder vor, dass Mitarbeiter Vorschläge machen, die das Problem nicht an der Wurzel lösen.

„Es wäre super, wenn die Firma uns einen Zuschuss für Entspannungsmassagen zahlen würde. Dann würde ich mich nach einem stressigen Tag massieren lassen.“
„Mich nervt das laute Großraumbüro auch total. Aber es wäre schon mal schön, wenn wir private Bilder beim Schreibtisch aufstellen dürften.“

Wenn solche Vorschläge kommen sind Sie in der Pflicht aufzuklären. Weisen Sie die Teilnehmer auf die gesetzlichen Grundlagen hin und versuchen Sie Verständnis zu wecken:

“Das wäre sicher eine tolle Sache. Aber löst das wirklich das Problem an sich?“

Entscheiden Sie dann, ob Sie den unpassenden Vorschlag dennoch als Zusatz im Protokoll vermerken wollen. Ins gesetzlich geforderte Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument kann er jedenfalls keinen Eingang finden.

Expertenwissen aus der Fachliteratur nutzen

Es wird immer wieder vorkommen, dass die Teilnehmer Probleme berichten, die Sie noch nie gehört haben. Das Feld der psychischen Arbeitsbedingungen ist so bunt, dass man auch als Experte oft nicht sofort Lösungsideen im Kopf hat. Für viele Themenbereiche gibt es jedoch bereits Musterlösungen in der Fachliteratur.

Beispiele für kostenlose Online-Broschüren

Hassler et al. (2016). Auswirkungen von ständiger Erreichbarkeit und Präventionsmöglichkeiten: https://www.iga-info.de/veroeffentlichungen/igareporte/igareport-23-teil-2/
Hapfeld et al. (2013). Arbeitsbedingte räumliche Mobilität und Gesundheit: https://www.iga-info.de/veroeffentlichungen/igareporte/igareport-25/
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. (2012). Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking: http://www.baua.de/de/Publikationen/Broschueren/A78.html
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. (2013). Im Takt? – Gestaltung von flexiblen Arbeitszeitmodellen: http://www.baua.de/de/Publikationen/Broschueren/A49.html?nn=7794554
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. (2006). Akustische Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen in Büro: http://www.baua.de/de/Publikationen/Broschueren/Technik/T26.html?nn=7794554
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. (2005). Leitfaden zur Einführung und Gestaltung von Nacht- und Schichtarbeit: http://www.baua.de/de/Publikationen/Broschueren/A23.html?nn=7794554
Initiative Neue Qualität der Arbeit. Diverse Publikationen „Kein Stress mit dem Stress“ für unterschiedliche Zielgruppen und Branchen: http://www.inqa.de/DE/Mitmachen-Die-Initiative/Foerderprojekte/Projektdatenbank/psychische-gesundheit-arbeitswelt.html

Wichtig! Empfehlen Sie niemals Standardlösungen ohne mit den Betroffenen die Realisierbarkeit im Betrieb zu diskutieren! Es müssen immer die jeweiligen Rahmenbedingungen beachtet werden, weil sonst die Umsetzung bereits am Beginn zum Scheitern verurteilt ist. Die Mitarbeiter sind dabei Experten für ihren eigenen Arbeitsplatz und die dortigen Abläufe.

Bei Themengebieten, die über psychische Belastungen hinausgehen (wie Ergonomie oder Maschinensicherheit), ziehen Sie entsprechende Fachkräfte hinzu. Sie müssen nicht alles selbst wissen und sollten fachfremde Themen zum Beispiel an die Arbeitsmedizin oder die Sicherheitsfachkräfte abgeben. Es zeugt von Kompetenz, die eigenen Grenzen zu kennen!

Weitere Medientipps

Heider Alexander, Klösch Johanna (Hrsg.): Die Evaluierung arbeitsbedingter psychischer Belastungen. Brauchen wir das? Wer macht das? Wie geht das? AnbieterInnen und betriebliche Fallbeispiele aus der Praxis. Verlag: ÖGB-Verlag, ISBN: 978-3-99046-096-2, Erscheinung: 2015, Seiten: 512
Thomas Kühn, Kay-Volker Koschel: Gruppendiskussionen. Ein Praxis-Handbuch. Verlag: VS Verlag für Sozialwissenschaften, ISBN 978-3-531-16921-7, Erscheinung: 2011, Seiten: 332
Georg, A.; Meschkutat, B: Moderieren leicht gemacht. Kompetenz durch bessere Kommunikation. Erscheinung: 2004, Seiten: 18