Mitarbeitergespräch führen | Wie flexibel soll es sein?

Mitarbeitergespräch führen: Wer ist dafür zuständig, eine Vorlage zum Mitarbeitergespräch zu erstellen? Die HR-Abteilung? Jede Führungskraft für sich? Und mal angenommen, ein Unternehmen hat einen klaren Fahrplan für das Mitarbeitergespräch. Eine wohldurchdachte und detaillierte Vorlage. Wie viel Spielraum sollte der einzelnen Führungskraft innerhalb dieser Vorlage eingeräumt werden?

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Interview

Ein Experten-Interview gibt mir Einblick zum Thema Mitarbeitergespräche führen & dem initialen Erstellen eines Leitfadens zum Mitarbeitergespräch: Wie flexibel soll es sein?

Mitarbeitergespräch vorbereiten

Wer ist für einen Mitarbeitergespräch-Leitfaden zuständig – die einzelne Führungskraft / HR-Abteilung / …?

Ina Biechl (beratung. training. coaching.): Zuständig ist die jeweilige Führungsperson; wenn eine HR-Abteilung vorhanden ist, ist es sinnvoll, wenn allen Führungspersonen der gleiche Leitfaden zur Verfügung gestellt wird. Gute Erfahrungen habe ich gemacht, wenn in einer Organisation die jeweiligen Betriebsräte einbezogen werden, um so auch die generellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen.

Corinna Ladinig, MBA (CTC Academy): Das kommt auf die Größe des Unternehmens an – in großen Unternehmen erstellt die HR Abteilung in Absprache mit der Unternehmensführung den Prozess und die gesamte Dokumentation. Sie kümmerst sich auch darum, dass die Gespräche geführt und dokumentiert werden. Es sollten ja dann z.B. Weiterbildungsmaßnahmen abgeleitet und geplant werden.
Die einzelne Führungskraft ist dafür verantwortlich, dass sie sich Zeit für das Mitarbeitergespräch nimmt, sich gut vorbereitet und die Dokumentation lückenlos ausfüllt.

Helga Pattart-Drexler, MA (WU Executive Academy): HR Abteilungen können Führungskräfte und Mitarbeiter mit einem Leitfaden unterstützen und beispielhaft aufzeigen welche Fragen und Themen besprochen werden könnten. Ich plädiere stark für ein offenes Gespräch und Gestaltung von „Beziehungsarbeit“ und nicht Abarbeitung eines Fragebogens. Hier können Führungskräfte noch stärker PE Arbeit leisten!!

Veronika Aumaier MAS, MSc (AUMAIER COACHING | CONSULTING): Es ist sehr sinnvoll einen standardisierten Leitfaden zu haben, den HR allen Führungskräften zur Verfügung stellt. Er sollte nicht zu detailliert sein da der Dialog im Vordergrund stehen sollte und nicht das gemeinsame Ausfüllen einer Vorlage.

Wer noch?

Mag. Ursula Autengruber (Autengruber Consulting): Zuständig für den Mitarbeitergespräch-Leitfaden ist die HR-Abteilung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Es sollten sich ja hier auch die Unternehmensziele/Leitsätze etc. wiederfinden, heruntergebrochen auf den einzelnen Mitarbeiter. Unterstützend sollte auch eine Vorlage (word.doc) für die Dokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Mag. Robert Korp (Dale Carnegie Austria): Dies sollte von der HR Abteilung gemacht werden, aber unbedingt im Dialog mit einigen Führungskräften. HRlern fehlt manchmal der Blick für die Praxis, daher ist es gut, wenn spezifische Erfahrungen aus Gesprächen in der Firma mit in die Erstellung eines Leitfadens einfließen.

Mag. Julia Stift (ITO Individuum Team Organisation): Der Leitfaden sollte sich an Werten / Kernkompetenzen des Unternehmens orientieren. Idealerweise gibt es einen standardisierten, von HR zur Verfügung gestellten Teil und zusätzlich Möglichkeiten zur Gestaltung durch die Führungskraft.

Mitarbeitergespräch führen

Wie viel eigenständigen Handlungsspielraum soll die Führungskraft im Gespräch haben – zusätzlich zur Mitarbeitergespräch-Vorlage?

Helga Pattart-Drexler, MA (WU Executive Academy): Führungskräfte sollen gestalten, also auch Mitarbeitergespräche gestalten! Es geht um gute Gespräche und Beziehungsarbeit. Die Führungskräfte, die Gespräche führen wollen werden dies mit oder ohne Leitfaden machen. Die Führungskräfte, die das Mitarbeitergespräch als zusätzliche Arbeit empfinden und es nicht als wertvolles Instrument sehen werden auch mit dem besten Leitfaden nicht glücklich werdenJ

Mag. Julia Stift (ITO Individuum Team Organisation): Ein gutes Gespräch wird ohnehin nicht schematisch geführt. Wichtig ist, dass Anliegen des Unternehmens und jene der Führungskraft zum Ausdruck kommen.

Mag. Robert Korp (Dale Carnegie Austria): Grundsätzlich sollte der Leitfaden für Mitarbeitergespräch führen nie mehr sein als was es ist: Ein Leitfaden. Gewisse Punkte werden standardmäßig immer zu besprechen sein, wie Leistungsbeurteilungen oder Entwicklungsmaßnahmen, generell sollte aber das Mitarbeitergespräch ein tatsächliches Gespräch sein und nicht lediglich das Abarbeiten einer Liste.

Dipl. Psych. Carmen Klann (USP-D Consulting): Der Leitfaden sollte verbindlich die für das Unternehmen relevanten Kompetenzen vorgeben, die in dem Gespräch eine Orientierung für den Fokus des Gesprächs darstellen. Darüber hinaus sollte auch das prinzipielle Vorgehen einheitlich verankert werden. Es sollte nicht abhängig von der Führungskraft sein, ob zum Beispiel nur über Leistung oder auch über Potenzial gesprochen wird. Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, dass andere bessere oder schlechtere Gespräche hatten, weil die Gespräche in ihrem individuellen Ablauf und Fokus zu stark variieren. Der Leitfaden sollte aber immer auch den nötigen Spielraum bieten, dass jeder Vorgesetzte die für die spezifische Position notwendigen Anpassungen vornehmen kann.

Wie noch?

Corinna Ladinig, MBA (CTC Academy): Es ist ja meist ein Leitfaden und da ist der Spielraum in der Gestaltung und Wortwahl sowieso recht groß – allerdings merke ich, dass Führungskräfte gerne mit einem Leitfaden arbeiten, das gibt allen Halt und Struktur. Es muss natürlich auch eine Vergleichbarkeit geben, daher ist ein komplettes Abweichen nicht sinnvoll. Man kann ja, wenn gewünscht noch „Was ich noch sagen/besprechen möchte“ einfügen und dort dokumentieren.

Ina Biechl (beratung. training. coaching.): Genug Handlungsspielraum, damit spezielle Themen besprochen werden können. Veränderungsprozesse sind erst möglich, wenn diese sowohl innerhalb eines sicheren Rahmens passieren können als auch mit einer zutrauenden Ermutigung der leitenden Person verbunden sind.

Sollte noch etwas besonders beachtet werden?

Veronika Aumaier MAS, MSc (AUMAIER COACHING | CONSULTING): Wenn das Mitarbeitergespräche über einen computerbasierten Leitfaden verfügt, der sehr detailliert ist, besteht das Risiko, dass es zu einem gemeinsamen Formular-ausfüllen verkommt, weil man sich durch die Fragen klickt. Ein Gespräch sieht anders aus: es braucht gute Fragen, überlegte Antworten und ernsthaftes Zuhören – somit lässt man sich aufeinander ein und ist aufrichtig in Kontakt.

Die Gesprächspartner

(Mitarbeitergespräch führen)

Wie flexibel soll es sein?