Zeiterfassung Online | Schnell & sinnvoll?! (Software Österreich)

Experten-Interview

Stichwort „Zeiterfassung online“: in wie fern ist es wichtig, sie von überall durchführen zu können? (# Software Österreich)

Flexibler Arbeitsort

Stefan Dorfstetter (Danielle Software & Service): In vielen Unternehmen, in denen die Mitarbeiter bei Kunden oder auf Baustellen/Montage sind, erreicht man nur mit einer mobilen Zeiterfassung eine hohe Effizienz, vorausgesetzt man besteht nicht auf eine manuelle – also handgeschriebene – Zeiterfassung. Der Anteil der Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzarten wächst in unserer Dienstleistungsgesellschaft ständig. In unserer perfekten Welt macht das also der Mitarbeiter mit einem Tastendruck auf seinem Smartphone.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Auf die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen hat auch die Zeiterfassung reagiert. Dienstnehmer, die von zu Hause oder unterwegs arbeiten, können jederzeit zuverlässig ihre Zeiterfassung erledigen – ganz gleich, ob an einem Arbeitsplatz in einer anderen Niederlassung oder mobil mit dem Smartphone. Das spart Zeit und auch Geld in der täglichen Arbeit, die Arbeitszeiten sind täglich im System erfasst und auf Knopfdruck abrufbar.
Langfristig wird es noch spannend, ob das klassische „Stempeln“ erhalten bleibt, das in unheimlich vielen Unternehmen (noch) an der Tagesordnung ist. Die Forderungen einer optimalen Work-Life-Balance bedeutet auch, Lebenszeitkonten zu füllen, Arbeitszeiten vielleicht auch ganz neu zu definieren und diese gleichzeitig für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber transparent abzubilden.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Je nach Branche des Unternehmens gibt es Mitarbeiter die oft unterwegs sind, im Home-Office arbeiten oder überhaupt an keinen fixen Ort gebunden sind. In diesen Fällen stößt man mit traditionellen Zeiterfassungssystemen schnell an Grenzen, da diese klassischerweise im Unternehmen betrieben werden oder nicht für die mobile Verwendung optimiert wurden. Für diese Anwendungsfälle haben wir erprobte Lösungen, die es unseren Kunden ermöglichen flexibel und vor allem sicher von überall aus Arbeitszeiten zu erfassen.

Technischer Hintergrund

Walzer Florian (rexx systems): Technisch gibt es ganz unterschiedliche Techniken zur Zeiterfassung und alle haben ihr Vor- und Nachteile. Beispielsweise für Personen im Außendienst ist die Zeiterfassung über feste Terminals nicht immer praktikabel. Für diese kann dann eine mobile Zeiterfassung zum Einsatz kommen. Das heißt, dass per mobilem Endgerät Zeiten direkt vor Ort erfasst werden.
Da macht es Sinn, die Arbeitszeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement gänzlich webbasiert abzuwickeln. Dies hat nicht nur eine schnelle Einführung, keine Installation, keine Updates und eine hohe Sicherheit zur Folge, sondern ebenso eine permanente Verfügbarkeit von jedem Ort – also ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, für Unternehmen mit Leuten, die von unterwegs zugreifen müssen oder auch für modernes Arbeiten via Telearbeit im Homeoffice. Eine klassische Zeiterfassung beispielsweise via fest installierter Terminals ist zusätzlich möglich.

Echtzeit

Johannes Kreiner (Sage): Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit anbieten, ihre Arbeitszeiterfassung online und mobil, also unabhängig von Zeit und Ort via Smartphone oder Tablet durchzuführen, dann ist dies ein wichtiger Beitrag dazu, diese Daten lückenlos und mit maximaler Genauigkeit zu erfassen. Darüber hinaus wird es auf diese Weise möglich, diese Information faktisch in Echtzeit einzuholen. Im Falle von längeren Dienstreisen ist damit eine Erfassung der Arbeitszeiten nicht erst mit einer Verspätung von mehreren Tagen oder gar Wochen möglich, sondern sie erfolgt „just in time“. Auch Führungskräfte behalten mit online-basierten und mobilen Zeiterfassungstools den Überblick über ihre Mitarbeiter und HR-Aufgaben und können so wichtige Freigaben und Genehmigungen – beispielsweise von Überstunden, Sonderschichten oder Urlaubstagen – sofort und damit unabhängig von Zeit und Ort erteilen.

Michael Kral (ATOSS Software): Bei vielen Dienstleistungsunternehmen, zum Beispiel im Facility Management, bei Multi-Dienstleistern oder im Öffentlichen Dienst bei Bau- und Gartenämtern oder der Stadtreinigung, sind die Mitarbeiter überwiegend in mobilen Teams im Einsatz. Dort ist die Arbeits-Zeiterfassung über PCs oder Terminals nur schwierig realisierbar. Mit unserer Workforce Management App können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit und überall erfassen und richtig kontieren bzw. auf die entsprechenden Projekte buchen. Auch Gruppenbuchungen sind über das Smartphone oder Tablet eines Teamleiters, beispielsweise bei der Gebäudereinigung, möglich. Damit steht der Unternehmenszentrale ein korrekter Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeit zur Verfügung. Für ein Projektcontrolling geschieht das in Echtzeit und bietet Transparenz über die geleistete Arbeitszeit. Das ist vor allem für Multi-Dienstleister wichtig. Neue Mitarbeiter, etwa bei Übernahme von Objekten, sind auf diese Weise schnell integriert. Dem Management stehen jederzeit Auswertungen und Kalkulationen zu allen zeit­wirtschaftlichen Themen zur Verfügung.