Welche Maßnahmen tragen bei der Organisation von Online-Meetings zu mehr Erfolg in internationalen Teams bei? Worauf ist bei der Wahl von Tools und Methoden zu achten? Und wie kann in rein virtuellen Settings in der internationalen Zusammenarbeit auch Teambuilding gelingen?
Inhalt:
Autorin: Brigitte Hampel
In der internationalen Zusammenarbeit gehörten virtuelle Meetings bereits vor der Pandemie zur Tagesordnung. Ganz außer Acht ließ man persönliche Treffen aber nicht. Dies hat sich durch Covid-19 schlagartig geändert und auch Aspekte wie Teambuilding mussten in den virtuellen Raum ausweichen. Durch welche Maßnahmen sich die virtuelle Zusammenarbeit in internationalen Teams verbessern kann wurde im Zuge eines Praxisprojektes an der FHWien der WKW analysiert.
Das Praxisprojekt
In einem Praxisprojekt der FHWien der WKW beschäftigten sich 6 Studierendengruppen des Bachelorstudiums Personalmanagement ein Semester lang mit dem Thema virtuelle Zusammenarbeit in internationalen HR-Communities. Das Ziel war es, Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen zu erarbeiten, die die virtuelle Kooperation und Kollaboration verbessern können. Dabei lagen die Schwerpunkte auf den Bereichen Organisation, Tools und Methoden sowie Teambuilding. Durch qualitative Interviews mit Experten aus internationalen HR-Teams, Literaturrecherche und einem Kreativprozess zur Ideengenerierung wurden schließlich Ergebnisse zu den einzelnen Bereichen zusammengetragen und Erfolgsfaktoren erarbeitet.
6 Erfolgsfaktoren in der internationalen virtuellen Zusammenarbeit
Meetingregeln gemeinsam festlegen
Internationale Teams sind oft durch unterschiedliche Kulturen und Vorgehensweisen geprägt. Verhaltensrichtlinien in der Online-Umgebung etwa in Form einer Netiquette erleichtern die Zusammenarbeit. Sie setzen einen Rahmen für alle Beteiligten, verhindern Fehlzeiten und fördern den Zusammenhalt im Team. Diese Regeln sollten Aspekte wie die Anwesenheit per Kamera und Ton, die Verwendung von Hintergründen und Emojis, oder etwa die Pünktlichkeit und Redezeit umfassen. Eine wesentliche Rolle spielt die Einbindung der Teilnehmer. Werden die Meetingregeln für die virtuelle Zusammenarbeit gemeinsam erarbeitet und festgelegt, stärkt dies das Teamgefühl und die Verbindlichkeit.
Pausen & Puffer einplanen
Virtuelle Meetings werden als stressiger empfunden als reale Meetings. Regelmäßige Pausen von etwa 10 Minuten nach 45 Minuten Diskussion oder Präsentation sind empfehlenswert. Zudem fließen virtuelle Meetings auch oft ohne Pause ineinander über. Ein 15-minütiger Puffer vor Beginn kann zu einem entspannteren Start beitragen.
Agenda, Protokoll und ein gemeinsames Ablagesystem nutzen
Wenn es um die Organisation von virtuellen Meetings geht, hat sich gezeigt, dass selbst kleine Dinge entscheidend zu einer gelungenen Onlinebesprechung beitragen können. Die Kommunikation über die Art der Besprechung, den Zweck und die Themen sollte etwa zwei Tage vor dem Besprechungstermin erfolgen. Klare Regeln sollten auch für die Führung des Protokolls eingehalten werden. Optimierungsbedarf besteht in der Praxis noch oft in Bezug auf die Nutzung eines gemeinsamen Ablagesystems. In diesem Punkt zeigte sich, dass auch teamintern oftmals unterschiedlich gearbeitet wird.
Tools auf Nützlichkeit prüfen
Der Markt an Tools für die virtuelle Kommunikation ist in den letzten Monaten rasant gestiegen. Die verwendeten Werkzeuge sollten auf ihre Anzahl und Nützlichkeit hin analysiert werden. Die empfohlene maximale Anzahl an zum Einsatz kommenden Werkzeugen beträgt sechs. Es ist wichtig, klare Richtlinien für die Mitarbeiter festzulegen, damit sie die allgemeine Verwendung und Bedeutung der verschiedenen Werkzeuge verstehen. Videoanleitungen und Schulungen sind daher wichtige Begleitmaßnahmen.
Ungezwungene Team-Verabredungen einplanen
Im Bereich Teambuilding ist es wichtig, Mitarbeiter zu ermutigen und einzubinden. Eine Idee zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls ist es, abseits von beruflichen Agenden virtuelle, ungezwungene Team-Verabredungen zu Kaffeepausen oder zum Mittagessen zu vereinbaren oder beispielsweise gemeinsame, virtuelle Kochabende zu veranstalten. Auch die Abhaltung von virtuellen Quiz-Abenden wird gerne als teamfördernde Maßnahme durchgeführt.
Erfolge und Misserfolge zelebrieren
Auf einem gemeinsamen Portal können kleine und große Erfolge sowie Misserfolge – ganz nach dem Grundsatz „aus Fehlern lernen“ – geteilt und auch von anderen kommentiert werden. Dies ermöglicht den aktiven Austausch und die Weitergabe von Informationen darüber, wie diese Ergebnisse zustande gekommen sind.
Fazit
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Berücksichtigung selbst kleiner Maßnahmen und gewisser Rahmenbedingungen die virtuelle Zusammenarbeit in internationalen Teams erleichtern und verbessern kann. Werden die Rahmenbedingungen gemeinsam erarbeitet, wirkt sich dies positiv auf das Gemeinschaftsgefühl aus und fördert die Verbindlichkeit.
Eckdaten & Hintergrundinfo
Der vorliegende Beitrag wurde auf der Grundlage der Erkenntnisse eines Praxisprojektes von 6 Studierendengruppen im Rahmen des Bachelorstudiums Personalmanagement unter der fachlichen Begleitung von MMag. Sigrid Maxl-Studler und Mag. Brigitte Hampel vom Studienbereich Human Resources & Organization an der FHWien der WKW verfasst. Durchführungszeitraum: Februar bis Juni 2021. Anzahl der Interviewpartner: 18 HR-Vertreter international agierender Unternehmen.
Autorin
Brigitte Hampel ist Academic Coordinator für Human Resources Management und Lektorin am Studienbereich Personal & Organisation der FHWien der WKW; brigitte.hampel@fh-wien.ac.at
Quellen
- Lange, M. (2021). Virtuelle Moderation: Über die Gestaltung einer konstruktiven Gesprächsatmosphäre in virtuellen Meetings & Workshops. Interculture journal: Onlinezeitschrift für interkulturelle Studien, S. 117-123.
- Herrmann, D., Huneke, K., & Rohrberg, A. (2012). Führung auf Distanz: Mit virtuellen Teams zum Erfolg. Gabler Verlag.
6 Tipps-die MA-Bindung | Virtuelle Zusammenarbeit in internationalen Teams
