Zeitmanagement im Unternehmen | Keine Zeit für Un-Produktivität

15Sep2022

5 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Eine „Expertin für Zeitmanagement und Produktivität“. Und für „Keine Zeit für Un-Produktivität in Unternehmen“. Wofür es alles Experten gibt! Bevor ich warte, sie am HR Inside Summit (12+13okt2022, Wiener Hofburg) zu hören, lade ich sie gleich zum Interview:

Interview-Fragen

Interview-Partnerin

Blanka Vötsch ist Speakerin und Expertin für Zeitmanagement und Produktivität. Sie redet leidenschaftlich Klartext und weiß aus der Praxis, wovon sie spricht. In weniger Zeit mehr schaffen? Mit dem 3P System geht das, sagt Blanka Vötsch.

Woran liegt es konkret, dass Unternehmen es tw nicht schaffen, in der Fülle an Aufgaben Prioritäten zu setzen?

Fehlende Prioritäten sind der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten – von der Umstrukturierung eines Bereiches bis zur Einführung einer neuen Software oder einer neuen Arbeitsmethode. Meist wird alles für wichtig gehalten. Doch wenn alles wichtig ist, ist nichts wirklich wichtig. Dann wird an vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig gearbeitet, selbstverständlich neben den tagtäglichen ToDos. Im Privatbereich sagen wir dazu: Verzetteln. In den meisten Firmen ist dies leider die Realität.

Die Symptome sind „Meetingitis“ und Parallel-Entwicklungen, E-Mail-Ping-Pong und haufenweise vermeidbare Missverständnisse. Der Grund hierfür liegt darin, dass jede Abteilung ihre Themen auf eigene, nicht abgestimmte Weise angeht.

Wen betrifft das hauptsächlich – alle Mitarbeitenden / die Unternehmens-Führung / …?

Wenn in einem Unternehmen etwas schiefläuft, Termine nicht eingehalten werden oder allgemein Chaos herrscht, dann zeigt sich darin ein Mangel an Effizienz und Effektivität. Dieser umfasst oft alle Stufen des Unternehmens vom Vorstand bis zum Vorarbeiter.

Je höher die qualifizierte Stelle, desto größer besteht die Gefahr, dass die Prioritäten unter den zahllosen Aufgaben aus den Augen verloren werden. Im Management fehlt die Übersicht, was nun wirklich Vorrang hat. Es ist ja auch nicht ganz einfach. Schließlich soll das Unternehmen strategisch weiterentwickelt werden, um auch in fünf Jahren noch wettbewerbsfähig zu sein. Bei schnell wachsenden Teams müssen die Strukturen nachgezogen und die (IT-)Infrastruktur zu Verfügung gestellt werden. Junge Fachkräfte fordern auch mehr Mitspracherecht, eine 4-Tage-Woche, Homeoffice und Workation.

Das Problem, das ich immer wieder beim Management sehe, ist die Denkweise: Führungskräfte möchten selbst alles genau verstehen und entscheiden. Doch als Entscheidungsträger den ganzen Tag in Meetings zu sitzen, ist kein Zeichen von Verantwortung und Macht! Erst, wenn wir lernen zu delegieren, können wir uns mit den wirklich wichtigen Dingen befassen. Diese Art von Zeitmanagement ist der Turbo für jedes Unternehmen.

Wie fokussiert man sich auf das Wichtige?

Das ist die wichtigste Frage überhaupt! Denn meist fehlt uns nicht die Zeit, sondern der Fokus! Die meisten Probleme entstehen dadurch, dass zu viel auf einmal gemacht wird. Multitasking ist die Fähigkeit, vieles anzufangen und nichts fertig zu machen. Das trifft im Privatleben genauso zu wie im Berufsleben. Wenn ich gleichzeitig telefoniere, koche und auf mein Kind aufpasse, dann ist die Suppe versalzen, die Hälfte vom Gespräch habe ich nicht mitbekommen und mein Kind hat mit Malstiften die Wand vollgeschmiert.

In einem Unternehmen bedeutet das: Ein Team sollte gleichzeitig nur an einem Projekt arbeiten! Eine große Erkenntnis in Firmen, in denen wir Solotasking eingeführt haben: „Projekt X dauerte ja gar nicht so lange! Vorher haben wir es in drei Jahren nicht fertigbekommen.“ Klar, weil vorher die MitarbeiterInnen an 5 Projekten gleichzeitig verzweifelt sind. Wenn aber alle fokussiert an einem Projekt arbeiten, geht es schneller, günstiger und mit weniger Stress und Frust.

Wie kann die Zeit vermehrt werden, sodass sie ausreichend vorhanden ist?

Der erste und einfachste Schritt im Zeitmanagement, ist es, Zeitkiller zu eliminieren oder sie zumindest auf ein Minimum zu beschränken. Zeitkiller sind:

Multitasking – vieles anfangen, nichts erledigen.
Unterbrechungen und Ablenkungen – durch sie verliert man die Konzentration.
Meetings ohne Zeitlimit, klarem Ziel und Agenda – meist wird dann lange diskutiert ohne klaren Output.
Missverständnisse – lieber einmal kurz anrufen, als 5 Emails zu schreiben.
Schlechte Ablage – weil ständig etwas gesucht wird.
Perfektionismus – irgendwann ist die Präsentation gut genug und muss endlich raus.
Aufschieberitis – Aufgaben gleich zu erledigen spart Zeit und entlastet deinen Kopf.

Wie sieht die ideale Lösung für das Zeitmanagement aus?

Die Wochenplanung schafft eine optimale Zeiteinteilung. Wenn ich nur den Tag plane, habe ich keinen Raum für größere Projekte, für die ich mir regelmäßig eine gewisse Zeit blocken muss. Nur fokussiertes Arbeiten ist effizient. Daher empfehle ich immer, die ganze Woche im Voraus zu planen. Das ist übrigens nicht aufwendig! Mit einem guten System plane ich meine Woche in nur fünf Minuten.

Für Teams ist eine agile Arbeitsweise auch sehr hilfreich. Und das muss nichts Kompliziertes sein. Ein einfaches Kanban-Board kann schon viel Transparenz schaffen und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen. Agilität ist übrigens nicht nur in der IT nützlich!

Schränkt ein „mehr an Struktur“ nicht auch die mögliche Kreativität ein?

Das ist eine weitverbreitete Befürchtung, die nicht stimmt! Auch die Kreativität profitiert nämlich davon, wenn der Kopf frei ist. Gerade im entspannten Zustand kommen uns die besten Ideen, ganz mühelos. Das sind die Geistesblitze, die man mit noch so viel Anstrengung nicht erzwingen kann.

Sehr viele erfolgreiche Künstler lebten nach einem streng strukturierten Tag. Man würde es nicht vermuten, doch Thomas Mann beispielsweise hat sich jeden Tag um 9 Uhr für genau drei Stunden zum Schreiben zurückgezogen. Nach dem Mittagessen und einem kurzen Spaziergang hat er für seine Projekte recherchiert, etwa 3,5 Stunden. Dann ein kurzes Schläfchen, Tee getrunken mit seiner Familie und dann für 1,5 Stunden an Artikeln gearbeitet. Nach einem weiteren Spaziergang nahm er sich Zeit für Familie, Freunde und Unterhaltung. Thomas Mann ist kein Einzelfall. Dutzende berühmte Persönlichkeiten hatten eine Tagesstruktur, die wir als sehr streng erachten könnten. Und alle hatten sich daran zu halten – Familie, Freunde, Auftraggeber.

Um nur einige weitere Beispiele zu nennen: Charles Darwin, Henri Matisse, Ludwig von Beethoven, Charles Dickens, Wolfgang Amadeus Mozart und noch viele mehr.

Also an alle Kreativen: Keine Angst! Strukturen befreien die Kreativität erst richtig!

Outplacement-Beratung | Der richtige Zeitpunkt