Virtuelle Führung klug gemeistert

11Okt2023

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Führungskräfte, die ihre Mitarbeitenden kaum persönlich sehen, müssen ihre Führung entsprechend anpassen. Was das konkret bedeutet, hinterfrage ich in einem Experten-Interview.

Es geht konkret darum, was die Führungskraft selbst beitragen kann. Und zu Beginn klären wir, was Grund-Voraussetzung der Führungs-Aufgabe ist, wenn ein Team gänzlich oder teilweise nicht vor Ort arbeitet. Dezentral tätige Teams beziehen sich auf Mitarbeitende, die (teilweise) im Home Office tätig sind, genauso wie auf Teams, die schlicht und einfach nicht am selben Ort arbeiten.

Links der HR-Branche Führungskräfte-Entwicklung

Was sollte unbedingt Teil der virtuellen Führungsaufgabe sein?

…wenn ein Team (zumindest teilweise) dezentral (zB im Home Office) arbeitet?

Mag. Sabine Prohaska (seminar consult): Führung im digitalen Zeitalter erfordert neue Ansätze und Fähigkeiten. Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Führungskräfte auf diese Herausforderungen vorzubereiten, haben einen entscheidenden Vorteil. Hier sind 5 wichtige Führungsaufgaben, die unbedingt beachtet werden müssen:

Selbststeuerungskompetenz der Mitarbeitenden unterstützen: Führungskräfte müssen ihre Mitarbeitenden unterstützen, damit sie selbst in der Lage sind, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen, ohne ständig kontrolliert zu werden.
Nähe über Distanz herstellen: Obwohl viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, ist es wichtig, eine enge Beziehung aufrechtzuerhalten, um ein starkes Teamgefühl zu schaffen.
Keine Zweiklassengesellschaft zwischen Office- und Homeoffice-Mitarbeitenden: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden gleich behandelt werden, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
Komplexe digitale Kommunikation verwalten: In einer digitalen Welt müssen Führungskräfte in der Lage sein, komplexe digitale Kommunikationsprozesse zu verwalten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind.
Neue Wege zur Einschätzung von Mitarbeitenden finden: Die digitale Umgebung macht die Einschätzung der Leistung und des Engagements von Mitarbeitenden manchmal schwieriger. Führungskräfte müssen neue Wege finden, um die Leistung ihrer Mitarbeitenden effektiv zu beurteilen.

Diese Führungsaufgaben sind entscheidend für den Erfolg von Unternehmen im digitalen Zeitalter. Wer sie ernst nimmt und umsetzt, wird in der Lage sein, ein starkes, engagiertes Team aufzubauen, das auch in schwierigen Zeiten erfolgreich bleibt.

Mag. (FH) Michaela Kreitmayer (Hernstein Institut): Folgende Aufgaben haben Führungskräfte, wenn im Team zumindest teilweise dezentral gearbeitet wird:

Eine geeignete Software für die Zusammenarbeit festlegen
Darauf achten, dass alle Mitarbeitenden die notwendige Ausstattung haben, auch um sich via Kamera zu sehen
Darauf achten, dass alle mit den digitalen Tools umgehen können (Schulung)
Themen so verwalten, dass alle Beteiligten schon vor den Terminen Zugriff darauf haben und sich gut vorbereiten können
Kommunikations-Struktur aufsetzen: Wann hört man sich?
Über die Kommunikationskultur austauschen: Mit welchen Spielregeln arbeiten wir virtuell zusammen?
Darauf achten, dass sich alle Mitarbeitenden zu Wort melden können: Ausgewogenheit
Soziale Elemente integrieren und nicht nur das Meeting fachlich runterspulen
Feinfühlige Antennen entwickeln, um zu merken, wie es den Mitarbeitenden geht
Online Meetings gut vorbereiten und moderieren sowie auch online next steps und to dos planen

Dr. Judith Girschik (ICF): Die Führungskraft sollte für ein klares und effektives Kommunikationssystem sorgen. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden wissen, was ihre jeweiligen Ziele sind und wann und in welcher Form sie verfügbar sein oder zumindest erreichbar sein müssen.
Das Eingehen auf die individuellen Bedürfnisse und Stärken der Kompetenzen der einzelnen Reports stellt auch die Entwicklung des gesamten Teams sicher. Damit gewinnt das Etablieren einer Coachingkultur gerade in einem hybriden Arbeitsumfeld an Bedeutung.

Wie kann der Zusammenhalt des Teams gestärkt werden?

Was kann die Führungskraft beitragen?

Mag. Karin Schnopfhagen, MSc: Auch beim Thema Zusammenarbeit gilt es für die Führungskraft, den Rahmen vorzugeben bzw. Möglichkeiten zu bieten. Konkret heißt das:

Aufgaben so verteilen, dass Zusammenarbeit gefordert ist
Zeiten einzuplanen, in denen sich alle persönlich sehen.
Soziale Kontakte zu fördern und selbst mit guten Beispiel vorangehen.

Mag. Petra Koinig (ITO): Die Methoden, um das Gemeinschaftsgefühl und den Teamgedanken im virtuellen Raum zu gestalten, sind den Methoden der traditionellen Führung sehr ähnlich. Lediglich verlagert sich der Austausch in den virtuellen Raum und braucht daher mehr Planung. Beispielsweise sollte bei Videokonferenzen zu Beginn mit einem persönlichen „Check-in“ begonnen werden, um jeden individuell abzuholen und das Gespräch in der Kaffeeküche zu ersetzen. Informelle regelmäßige Meetings wie ein „Virtual Coffee Chat“ oder eine gemeinsame Chat-Gruppe bieten Raum für Austausch.
Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang auch Formaten aus der agilen Arbeitsweise zu. Beispielsweise kann das Team in virtuellen Retrospektiven die Zusammenarbeit reflektieren, einander Feedback geben und Erfolge gemeinsam feiern.

Mag. Andrea Schwarz, MA (bab Unternehmensberatung): Die Führungskraft hat einerseits durch klare Regelungen in Hinblick auf Präsenzzeiten und andererseits durch das Anbieten einer passenden virtuellen Kommunikationsstruktur einen Einfluss. V.a. bei neuen Teammitgliedern ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, wann und wie lange diese in Präsenz arbeiten, damit diese gut ins Team integriert werden.
Damit keine Informationslücken entstehen, ist es wesentlich, eine effektive Kommunikationsstruktur zu schaffen, online wie offline. Durch den Einsatz von ausgewählten Collaboration Tools kann die Führungskraft einen virtuellen Kommunikationsraum schaffen und damit die laufende Zusammenarbeit im Team bedarfsorientiert gestalten. Wichtig dabei ist die sorgfältige Auswahl, Einführung und Implementierung der passenden Tools in den Arbeitsalltag. Ergänzend können Führungskräfte mit Teamevents und informellen Treffen gezielt Raum für Identifikation und emotionale Bindung schaffen. Weiters ist darauf zu achten, dass wichtige Informationen und Entscheidungen dokumentiert und zugänglich gemacht werden müssen.

Wie kann die Führungskraft den Überblick behalten?

…ohne unerwünschte Kontrolle auszuüben?

Mag. Eva Ayberk (Ayberk.co): Ganz einfach, mit den digitalen Task-Tracking-Tools geht das voll transparent und erleichtert viel. Transparenz sollte auch in allen anderen Belangen das Um- und Auf sein bzgl. Ziele, Anwesenheiten, Ergebnisdokumentation. Wichtig auch: Ergebnisorientiert führen: dh. nicht einfach nur auf die Anwesenheitszeit schauen, sondern auf Resultate und gleichzeitig auch da sein für Rückfragen und Check-Ups.

Veronika Aumaier (Aumaier Consulting Training): Dailies oder kurzgetaktete Teammeetings ermöglichen allen im Team – auch der Führungskraft – einen Überblick über den Status der jeweiligen Arbeitsergebnisse. Sie sind ganz besonders wichtig, wenn die Teammitglieder nur gemeinsam Arbeitsergebnisse sicherstellen können. Kleingruppenmeetings mit Teilteams oder Projektteams mit der Führungskraft stellen Infos über den Stand des Fortschritts sicher und geben Möglichkeit, Entscheidungen zu treffen oder Lösungen für Hindernisse zu kreieren. 1o1 – telefonisch und persönlich – geben der Führungskraft Einblick in die persönliche Arbeitssituation und machen gegenseitige Erwartungen besprechbar.

Klar jedoch ist, dass bei der virtuellen Führung die Betonung auf das Erzielen der quantitativen und qualitativen Arbeitsergebnisse liegt. Denn wenn Freiheit und Freiräume geboten werden, dann geht damit in hohem Maß Selbstverantwortung und Selbstbestimmtheit für Arbeitsergebnisse einher, die wenig bis keinen Anspruch an Fürsorgepflicht und Beziehungsorientierung der Führungskraft enthalten.

Mag. Karin Schnopfhagen, MSc: Insbesondere folgende Punkte können dabei unterstützen:

Gute Auftragsklärung: Machen Sie ihre Erwartungen transparent. Legen Sie schon bei der Auftragsklärung Zeitpunkte fest, an denen ein Status-Update erfolgt. Sprechen Sie klar aus, wann Sie jedenfalls informiert werden wollen, z.B. wenn Sie selbst Infos weitergeben müssen oder wenn Schwierigkeiten auftreten.
Lassen Sie die Lösungssuche bei den Mitarbeitenden: Tauchen Fragen oder Schwierigkeiten auf, übernehmen Sie nicht gleich wieder das Ruder. Unterstützen Sie Mitarbeitende dabei, selbst Lösungen zu finden.
Geben Sie wertschätzendes Feedback, das klar zeigt, dass es Ihnen neben der Erreichung der vereinbarten Ergebnisse auch um die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden geht.

Virtuelle Führung klug gemeistert